Cómo organizar y almacenar documentos importantes en casa

Felicidades! Has comprado una casa, convirtiéndolo en el orgulloso propietario de una obra inmobiliaria y pilas de papeleo para acompañarla.

Desde el comienzo de la búsqueda de su casa hasta el día de cierre, su viaje de compra en el hogar creó un tren de pan de formularios, cartas, informes, acuerdos, contratos y otros documentos. Y esta creciente arsenal de papeleo no disminuye una vez que obtienes las llaves.

La propiedad de la vivienda significa un flujo interminable de todo, desde nuevos manuales de operación de electrodomésticos hasta permisos para futuros trabajos de renovación, todo lo cual debe almacenarse de forma segura para que siempre pueda encontrar lo que está buscando, fácil y sin estrés.

Es posible que se pregunte si puede ir sin papel y almacenar algunos documentos digitalmente solo. El almacenamiento digital es una buena copia de seguridad para documentos importantes. Es más fácil buscar los archivos de su computadora por su nombre para localizarlos rápidamente. Pero aún necesitará mantener las copias originales de la mayoría de sus documentos.

Escanee registros financieros, declaraciones de impuestos, contratos, facturas y recibos e incluso documentos personales clave como pasaportes y certificados de nacimiento y defunción para tener una copia fácilmente recuperable. Pero una vez que almacene estas copias digitales en la nube, un disco duro externo o un DMS (sistema de administración de documentos), aún deberá archivar y almacenar de forma segura los originales.

Para evitar ahogarse en un río de papel, establezca un sistema para organizar y almacenar documentos importantes como parte de la instalación en su nuevo hogar. Aqui hay unas ideas para que puedas comenzar.

En esta página

• Reúna sus documentos importantes
• Configurar un sistema de archivo
• Elija dónde y cómo almacenar sus documentos
  • Caja de banqueros
  • Contenedor de plástico
  • Archivador
  • Caja de seguridad o caja de seguridad en el hogar

Reúna sus documentos importantes

El primer paso puede ser el más tedioso, pero también el más importante: obtenga todos sus documentos en un solo lugar para que pueda presentarlos y almacenarlos de forma segura. Los ejemplos de los tipos de registros relacionados con el hogar y otros documentos que debe reunir incluyen:

• Acuerdo de agente del comprador;

• Acuerdo de compra;

• Adiciones, enmiendas o jinetes;

• Divulgaciones del vendedor;

• Informe de inspección del hogar;

• Divulgación de cierre;

• Póliza de seguro de título;

• Título de propiedad;

• Acuerdo hipotecario;

• Garantías de hogar y producto para sistemas como el calentador de agua, el horno y los principales electrodomésticos;

• Sistema y manuales de operación de electrodomésticos;

• Planes de construcción y permisos para cualquier remodelación pasada;

• Arrendamientos y contratos transferibles del vendedor, yo.mi. un arrendamiento del sistema de energía solar;

• Contratos de servicio y recibos de cuidado del césped, mantenimiento de la piscina, etc.

Mientras esté recopilando documentos importantes de la compra de su casa para organizarse y archivar, considere aprovechar esta oportunidad para reunir otros documentos que desee mantener en un lugar seguro y de fácil acceso. Aquí hay una buena lista de verificación:

• Certificados de nacimiento y defunción;

• Licencias de matrimonio;

• Tarjetas de Seguro Social;

• Pasaportes;

• Testamentos;

• Registros médicos;

• Pólizas de seguro;

• Documentos de automóvil;

• Documentos de tarjeta de crédito;

• Documentos de inversión;

• Documentos de préstamo;

• Registros bancarios;

• Registros de impuestos;

• Transcripciones y diplomas;

• Facturas y recibos mensuales.

Configurar un sistema de archivo

Una vez que haya reunido todas las compras de su casa y otros documentos en un solo lugar, tómese un tiempo para clasificarlos. Divídalos en pilas basadas en el orden de importancia, con cosas como certificados de nacimiento, tarjetas de Seguro Social y hechos de propiedad que toman el primer lugar y los registros y transcripciones de impuestos antiguos establecidos a un lado.

Luego eche un vistazo a estas montañas de papel de baja prioridad y triture y mezcle lo que pueda para eliminar el desorden del desorden. El papeleo que ha superado su bienvenida incluye:

• Extractos bancarios impresos que tienen más de tres años;

• Extractos de tarjeta de crédito (mantenga las relacionadas con las compras grandes para el comprobante de pago);

• Declaraciones de impuestos que tienen más de siete años;

• Facturas y recibos que tienen más de tres años;

• Contratos de servicio vencidos, políticas, garantías y arrendamientos.

Sus pilas de papeleo seleccionadas ahora se pueden organizar de una manera que hace que encontrar un documento específico en el futuro rápido e intuitivo. Esto puede ser alfabético o cronológico, aunque la mayoría de las personas encuentran que la presentación de papeleo por tema tiene más sentido. Así que todos los registros personales van en un archivo, registros bancarios en otro, documentos de compra de viviendas en un tercio, y así sucesivamente.

Considere adoptar un sistema codificado por colores para grupos de documentos relacionados con. Con este sistema, puede encontrar la categoría general de documentos que está buscando una mirada, pero evite el problema de sobrecargar una carpeta de un solo archivo con cientos de hojas de papel.

Asigne un color primario a una categoría de archivos (rojo para el hogar, por ejemplo), con los documentos más importantes en esa categoría en la carpeta más brillante (Informe de inspección del hogar, escritura de propiedades). Luego desglose la categoría presentando documentos secundarios pero relacionados en carpetas de diferentes tonos del mismo color (rosa para garantías, manuales operativos y contratos de servicio, por ejemplo).

Recuerde que cuanto más desglose su sistema en categorías y subcategorías, menos tiempo y frustrante será el proceso de rastrear documentos específicos en el futuro. Para realizar un seguimiento de su sistema, cree un índice de archivos simple con una tabla de contenido para asegurarse de que no utilizará ni mal ningún documento importante.

Elija dónde y cómo almacenar sus documentos

Es posible que tenga la tentación de apilar sus archivos en una caja y escútilmente en una esquina del ático o sótano. Tenga en cuenta que muchos documentos importantes son difíciles de reemplazar si están dañados por agua, calor o roedores.

En cambio, encuentre un lugar en una habitación con una temperatura relativamente constante que no sea propensa a inundaciones, calor extremo o frío o plagas. Una oficina en casa, el armario de almacenamiento o incluso debajo de la cama funciona bien.

Hay una serie de contenedores que puede usar para almacenar documentos importantes en el hogar, desde cajas de banqueros de la vieja escuela hasta una caja fuerte. Aquí hay cuatro sistemas de almacenamiento que pueden funcionar para usted:

Caja de banqueros

La solución más simple pero menos segura, una caja del banquero es simplemente una caja de cartón diseñada para mantener las carpetas de archivos. Incluye una tapa resistente y agujeros de mango para facilitar el acceso y las estanterías.

Aunque la caja de un banquero es un método de almacenamiento rentable y sin complicaciones, el cartón no protegerá los documentos del fuego, el agua o los roedores, y no hay forma de bloquear la caja para protegerse contra el robo. Puede usar una caja del banquero para documentos de baja prioridad, pero sus documentos más importantes deben almacenarse en un contenedor más seguro.

Contenedor de plástico

Al igual que la caja de un banquero, un contenedor de plástico simple es una forma barata y fácil de almacenar documentos personales de baja prioridad. Los contenedores de plástico están hechos para el apilamiento, por lo que estos pueden ser una solución conveniente cuando tiene una gran cantidad de archivos y espacio limitado. Aunque este método de almacenamiento ofrece una protección limitada contra las inundaciones y los roedores, no es de fuego y no se puede bloquear.

Archivador

Los archivadores de la casa vienen en varios estilos para que coincidan con la decoración interior de su hogar y pueden colocar una gran cantidad de archivos en múltiples cajones. Puede elegir un modelo con un bloqueo para una protección limitada contra el robo, y algunos tipos de archivadores son resistentes al calor en caso de fuego.

La presentación de archivadores es una excelente solución para todos, excepto para sus documentos personales más importantes y difíciles de reemplazar. Sin embargo, en el caso de las inundaciones, los documentos almacenados en el cajón más bajo pueden sufrir daños por agua.

Caja de seguridad o caja de seguridad en el hogar

El método más seguro para almacenar sus documentos importantes en el hogar es en una caja de seguridad o una caja de seguridad en el hogar que es de fuego y resistente a las inundaciones. Puede optar por una pequeña caja de seguridad para almacenar sus documentos de mayor prioridad (certificados de nacimiento y matrimonio, pasaportes, tarjetas de seguridad social, voluntad y escritura de la casa) junto con un archivador de hogar cerrado para el papeleo restante.

No importa en qué método de almacenamiento se conforma, asegúrese de hacer una copia de seguridad de las copias de todos sus importantes documentos personales y relacionados con el hogar digitalmente. Guárdelos en la nube, en una unidad flash USB mantenida en una caja de seguridad, o con un abogado o amigo de confianza.